Представителю бизнеса аутсорсинг бухгалтерских услуг обеспечивает множество преимуществ: профессиональная помощь, гарантированная безопасность данных, освобождение времени для основной деятельности, экономия на штатном бухгалтере, автоматизация бизнес-операций и пр. Чтобы гарантировать данные плюсы, аутсорсинговой компании, предлагающей оказание бухгалтерских услуг, нужно грамотно организовать рабочий процесс.
Аутсорсинг бухгалтерии: возможные трудности
Не менее 5-6 бухгалтеров и около 50 заказчиков — это уже традиционная картина для аутсорсинговой организации. Если в крупных городах компетентных сотрудников достаточно, то в небольших населенных пунктах их очень не хватает. Так возникает необходимость в поиске удаленных работников, что в итоге приводит к проблеме контроля выполняемой работы.
Сложность заключается еще и в том, что работа с заказчиками ведется дистанционно, и обычно они не находятся в одном часовом поясе. При этом добросовестный исполнитель беспокоится не только о том, чтобы налоговая и бухгалтерская отчетность были составлены без малейших нарушений и чтобы все другие заказанные услуги были оказаны на профессиональном уроне, но и о комфорте сотрудничества.
Но основная трудность в другом: для ведения бухгалтерии и сдачи отчетности нужно сразу несколько программ, в том числе «1С:Бухгалтерия», «СБИС», «1С:Фреш» и пр. Каждая из них имеет свои плюсы, но если заказчиков слишком много, то происходит срыв сроков, потеря задач и другие проблемы, а главное — становится невозможно нормально контролировать работу бухгалтеров.
Решение проблем бухгалтерского аутсорсинга с помощью CRM-системы
CRM-система — инструмент, который избавляет от трудностей, связанных с аутсорсингом бухгалтерии. Такая система помогает комплексно управлять компанией – контролируются не отдельные блоки, а полностью все процессы. Система позволяет отойти от типовых операций (ими занимаются алгоритмы) и сосредоточиться на стратегических вопросах.
Без привязки к определенной программе, в автоматическом режиме, в формате «24/7», вне зависимости от вашего местонахождения становится доступно следующее:
- координация действий бухгалтеров и менеджеров;
- управление загрузкой сотрудников;
- контроль работы специалистов;
- возможность оперативно привлекать дополнительных экспертов.
Автоматизация аутсорсинга: доступные возможности
Специалисты ac-g.ru, art-account.ru, finans-control.ru отмечают, что CRM-система позволяет оцифровать широкий перечень процессов, упорядочить их и масштабировать операции без снижения качества. Так удастся собрать всю информацию о клиентах и работать с проектом по задачам конкретного заказчика. Присутствует таймер учета рабочего времени, благодаря которому можно рассчитать обоснованный тариф для каждого заказчика.
Можно контролировать все действия удаленных сотрудников. Причем контакты клиентов не видны дистанционным бухгалтерам. Если по какой-то задаче истекает срок, система отправляет уведомление сотруднику.
Можно создать базу знаний с определенными внутренними правилами компании. Благодаря этому удастся стандартизировать работу специалистов, сократит время на их адаптацию.
Доступна возможность анализа эффективности работы сотрудников и компании в целом. Можно посмотреть, сколько клиентов обслужил конкретный работник, какие услуги он оказал и за какой промежуток времени, а также увидеть какой дополнительный доход каждый сотрудник принес в компанию. Система автоматически рассчитывает размер вознаграждения для специалистов (в зависимости от объема, качества выполненной работы и потраченного времени).
